GSuite UJA: Condiciones de uso

1. Objeto y ámbito de aplicación

El objetivo de estas Condiciones es la regulación del uso del servicio GSuite UJA (en adelante “Servicio”) de acuerdo a los fines de la Universidad Jaén (UJA) y al convenio UJA-Google.

El usuario, al utilizar el Servicio, acepta estas condiciones.

La UJA podrá modificar estas condiciones para reflejar cambios en el Servicio, informando a todos los usuarios del mismo.

2. GSuite UJA

GSuite UJA es un conjunto de herramientas de comunicación y colaboración de Google que la universidad ofrece a la comunidad universitaria. Las aplicaciones principales que forman parte de este acuerdo son:

  • Gmail: correo electrónico

  • Calendar: calendarios personales, de empresa u organización y de equipo.

  • Contactos: gestionar y ver la información de los contactos.

  • Drive: almacenamiento ilimitado y herramientas para crear, almacenar, transferir y compartir archivos.

  • Documentos de Google: crear, editar, compartir, colaborar, dibujar, insertar contenido y exportar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios.

  • Hangouts de Google, Hangouts Chat y Hangouts Meet: comunicación en tiempo real

  • Keep: crear, modificar y compartir notas, listas y dibujos, así como colaborar en su elaboración.

  • Tareas: crear, editar y gestionar tareas.

  • Grupos para empresas: crear y gestionar grupos colaborativos

Google también proporciona acceso a un segundo conjunto de aplicaciones complementarias, que NO forman parte del convenio con la UJA. Estas aplicaciones no están garantizadas y Google puede cambiar las condiciones de acceso.. Por el momento las aplicaciones complementarias son: Google+, sincronización/acceso a chrome web stores, administración de Chrome, Historial Web, Google Bookmarks, Google Libros, Google Noticias, Google Takeout, Google Desktop, Youtube y Google Wallet.

3. Usuarios

Podrán utilizar este Servicio los miembros de la comunidad universitaria y aquellas personas que justifiquen su vinculación con la UJA. El Servicio de Informática publicará en su Catálogo de Servicios los modos de acceso.

La prestación del Servicio requiere que la UJA facilite a Google el nombre y apellidos del usuario. Con estos datos se crearán cuentas y direcciones de correo con acceso a las herramientas colaborativas y de comunicación.

Se utilizará como identificador de usuario, el mismo que para la cuenta TIC que genera la Universidad para acceder a los servicios de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) de la UJA. Un proceso automático generará el identificador de cuenta TIC a partir del nombre y apellidos del usuario, según un formato preestablecido. El identificador no podrá modificarse. Sólo se contemplan cambios cuando el proceso automático genere palabras inapropiadas.

El solicitante (titular) es el responsable de todas las operaciones realizadas con la dirección de correo, cuenta TIC y contraseña.

4. Servicio de Correo electrónico Gmail

Es quizás el servicio más relevante y usado de GSuite UJA, por lo que se dedicará un apartado especial.

A partir del 1 de enero de 2020, la UJA proporcionará todas las direcciones de correo a través de la infraestructura GSuite UJA (GMail). Las direcciones existentes, con anterioridad a estas condiciones, contarán con un periodo de transición para migrar a GSuite UJA.

Si fuera necesario, la UJA implementará infraestructura propia para complementar este servicio. En cualquier caso, solamente las estafetas de correo mantenidas por el Servicio de Informática podrán enviar/recibir correo electrónico desde/hacia Internet.

GSuite (Gmail) es un servicio de correo que permite utilizar los dominios de correo de la universidad mediante los sistemas de Google. El servicio cuenta con filtros contra spam y virus, límites de destinatarios y en el tamaño de mensajes que se describen en las condiciones específicas.

Los dominios de correo se asignarán atendiendo al tipo de usuario:

  • cuentaTIC@ujaen.es: PAS, PDI y becarios.

  • cuentaTIC@red.ujaen.es: estudiantes

  • cuentaTIC@ies.ujaen.es: profesores/as de instituto

  • cuentaTIC@ext.ujaen.es: usuarios externos

El Servicio de Informática publicará en su Catálogo de Servicios los modos de acceso a las direcciones de correo ofertadas:

  • Dirección personal (nominativa): identifica a una persona. Se asignará un buzón de correo personal por usuario con el formato cuentaTIC@dominio. Los usuarios del dominio @ujaen.es también tendrán a su disposición un alias nominativo con el formato nombre [punto] apellidos [arroba] ujaen [punto] es.

  • Dirección institucional: identifica una unidad organizativa o una actividad de la UJA. Se podrá crear una dirección tipo buzón de correo o alias.

La UJA creará canales de comunicación institucionales (como listas de correo), de obligada pertenencia, con las direcciones de correo de usuarios para trasladar información oficial que considere de interés.

5. Soporte

El Servicio de Informática ofrecerá un soporte “de mejor esfuerzo” al catálogo de aplicaciones principales GSuite UJA, escalando a Google aquellas incidencias que no pueda resolver. Para cualquier cuestión relacionada con el uso de las aplicaciones, el usuario deberá dirigirse a la página de soporte de Google.

Google también proporciona canales vía web soporte específicos

GMail Web, cliente nativo de Google, será el cliente soportado. El cliente Microsoft Outlook dejará de estar soportado por el Servicio de Informática tras el periodo de transición.

6. Cancelación

El Servicio se mantendrá mientras continúe el vínculo del usuario con la UJA. Las direcciones de correo y cuentas Google sin uso o inactivas durante un año académico podrán ser canceladas, excepto las asignadas a egresados o personal jubilado. El titular podrá solicitar la baja de la dirección de correo.

Cualquier cambio (baja, cese o sustitución del responsable), deberá ser comunicado al Servicio de Informática.

7. Condiciones de Uso

  • El uso de GSuite UJA está sujeto a la aceptación y cumplimiento de las condiciones de uso que establece Google para cada uno de sus servicios y aplicaciones.

  • Google puede modificar estas condiciones de uso en virtud del convenio firmado con la Universidad de Jaén, añadiendo, cambiando o interrumpiendo el acceso a servicios o aplicaciones.

  • El periodo de vigencia del convenio entre Google y la Universidad de Jaén por el que se ofertan estos servicios a la comunidad Universitaria es de 12 meses con renovación automática, salvo en el caso que que alguna de las partes no desee renovar el Contrato al término del citado periodo. Este periodo incluye las aplicaciones principales o base citadas anteriormente, pero no a las aplicaciones complementarias.

  • El usuario, al usar este servicio, asume que sus datos estarán almacenados en servidores de Google que no administra la Universidad de Jaén. En algunos casos, estos servidores pueden estar otros países. No obstante, tal y como se determina en la certificación de garantía de seguridad (Privacy Shield) de Google, la empresa cumple con el acuerdo de marco de garantía de seguridad Privacy Shield entre EE.UU. y la Unión Europea.

  • El usuario debe utilizar GSuite UJA de acuerdo con las funciones establecidas para la Universidad de Jaén en sus Estatutos (servicio público de educación mediante docencia, investigación y estudio) y con la actividad específica que el usuario realiza en su vinculación con la UJA.

  • Se considera incumplimiento de la condiciones de GSuite, los supuestos siguientes:

    • Difusión de contenidos de carácter racista, xenófobo, pornográfico, sexista, de apología del terrorismo o atentar contra los derechos humanos, o actuar en perjuicio de los derechos a la intimidad, al honor, a la propia imagen o contra la dignidad de las personas.

    • Difusión de mensajes comerciales, publicitarios o similares, sin autorización expresa.

    • Actuaciones que supongan un abuso de los servicios ofrecidos.

    • Incumplimiento jurídico-normativo, especialmente en relación con las previsiones legislativas relativas a la protección de datos personales, tratamiento y transferencia a terceros que supongan intercambio o publicación de contenidos con derecho de autor o propiedad intelectual, sin la autorización expresa de su titular.

    • Incumplimiento de la legislación sobre protección de datos personales, tratamiento y transferencia a terceros que supongan intercambio o publicación de contenidos con derecho de autor o propiedad intelectual, sin la autorización expresa de su titular.

    • Acciones que comprometan la reputación de la UJA.

    • Cesión de la cuenta TIC a terceros.

  • El usuario deberá avisar de cualquier incidencia que pueda surgir y que estimen que puede afectar al normal comportamiento del Servicio, a través de los medios de contacto que le facilita el Servicio de Informática.

  • En caso de detectarse que un usuario provoca alguna anomalía o infracción, que afecte al buen funcionamiento de los sistemas, se procederá a la cancelación preventiva del servicio.

  • El incumplimiento de estas condiciones de uso se pondrá en conocimiento de los Órganos de Dirección para que tomen las medidas sancionadoras oportunas.

  • Política de Seguridad de la Información aprobada por el Consejo de Gobierno el 26/03/2015, en relación a este Servicio.

8. Condiciones específicas de Google

GSuite

GMail

9. Descarga de responsabilidad

  • Garantía de entrega: No se garantiza la entrega de todos los mensajes. Numerosas circunstancias pueden impedir la recepción de un mensaje (caída en líneas de comunicaciones, caída de servicio, filtro de correo, etc..).

  • Privacidad: No se garantiza la privacidad de los datos en la utilización de este Servicio. El usuario deberá incorporar métodos de encriptación para asegurar la confidencialidad, así como asignar los permisos adecuados para controlar el acceso a los datos alojados en las herramientas de comunicación y colaboración disponibles.

  • Copias de seguridad de datos: Es responsabilidad del usuario realizar copias de seguridad de su datos (mensajes, contactos, documentos, etc…). La UJA no se responsabiliza de la pérdida de información personal.

  • Interrupciones técnicas: Las interrupciones de funcionamiento serán anunciadas, siempre que sea materialmente posible.

  • La UJA queda eximida de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios que pudieran derivarse del acceso y eventual manipulación de los mensajes electrónicos gestionados mediante este Servicio.