Esta es la distribución de una serie de normas de carácter general para facilitar y coordinar el uso de la Sala de Videoconferencia de la Universidad de Jaén.

• La reserva de la Sala de Videoconferencia la llevará a cabo el usuario solicitante en el Negociado de Equipamiento y Gestión de Espacios, con al menos 2 semanas de antelación a la fecha prevista de inicio del acto. Si la videoconferencia es por la tarde, también se reservará la mañana para el montaje del equipamiento necesario.
   
• El horario de uso será de lunes a viernes, de 9:00h a 14:00h y de 16:00h a 21:00h.
   
• La celebración de todos aquellos eventos en los que se requiera apoyo técnico, debe tener lugar dentro del horario laboral de los servicios de la propia Universidad de Jaén (9:00h a 14:00h). 
   
• Se deberá rellenar completamente el Impreso de Solicitud de Videoconferencia, en el que se deberá especificar (fecha, horario, recursos necesarios, etc.) y se enviará a la Unidad de Investigación y Docencia del Servicio de Informática. Planta baja del Edificio Zabaleta D-1. Campus Las Lagunillas.
   
• Existen dos métodos para realizar  la videoconferencia, por IP o por RDSI. La conexión por IP es siempre gratuita mientras que por RDSI sólo es gratuita si es la entidad remota quién inicia la llamada. El Servicio de Informática recomienda usar la conexión por IP siempre que sea posible.
   
• Se debe de concretar una prueba con todos los medios a utilizar con el objeto de determinar la compatibilidad con el equipamiento de la sala. Esta prueba debe de hacerse en el momento de la instalación del equipamiento de la videoconferencia. Para conformar el horario de las pruebas deben ponerse en contacto con la Unidad de Investigación y Docencia del Servicio de Informática. Cualquier equipamiento o servicio audiovisual adicional que no se especifique no podrá ser reclamado durante la celebración del evento. 
   
• La distribución de los elementos que integran cada sala, tales como el mobiliario, no se variará salvo causa de fuerza mayor.

El Servicio de Informática no se hace responsable de buen resultado del acto a desarrollar si no se entrega toda la documentación solicitada dentro de los plazos previstos o se incumplen las recomendaciones indicadas dentro de la presente normativa.

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RECOMENDACIONES PARA EL DESARROLLO DEL ACTO

El ponente debe evitar los cambios de sitio en la medida de lo posible. Si el acto es una Videoconferencia el conferenciante debe permanecer en su sitio durante todo el acto.

Las recomendaciones de diseño de los elementos gráficos proyectados durante el acto, tales como transparencias, etc., son las siguientes:

• Fuentes: El tamaño de las fuentes debe ser suficientemente grande como para ser visto desde cualquier punto de la sala (se sugiere un tamaño superior a 24 en el modelo Times New Roman o equivalente). 
• Fondo: El color de fondo de los documentos proyectados debe permitir la correcta visualización de las letras, gráficos, imágenes, u otros elementos. 
• Distribución: No es conveniente colocar texto ni otros elementos adicionales del documento, como logotipos o cuadros de gráficos, en la parte superior derecha del mismo, dado que quedarían tapados en caso que se requiera crear una segunda ventana de imagen en la presentación.