La valoración es un proceso de la gestión documental que consiste en analizar y determinar los valores (administrativo, jurídico, fiscal o histórico) de los documentos, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial de los mismos. Es una labor llevada a cabo por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos (CAVD), único organismo competente para autorizar la eliminación de documento público, a propuesta de los diferentes archivos.

El procedimiento de valoración completo comienza con:

• Un estudio de identificación y valoración de una serie documental, presentado colaborativamente entre las universidades andaluzas, que formamos parte de un Grupo de Trabajo.
• La Comisión Andaluza de Valoración de Documentos aprueba la conservación de la serie o su eliminación total o parcial.
• Este acuerdo se publica en el BOJA en forma de Tablas de Valoración.
• Estos acuerdos de valoración se trasladan al calendario de conservación y acceso de cada universidad.
• El resultado de la valoración es ejecutivo. Si el dictamen es de eliminación, debe ser solicitada la autorización expresa, de nuevo, a la Comisión para ser llevada a cabo.

El Reglamento de archivo contempla una comisión calificadora de documentos, pero al no tener competencias para aprobar dictámenes de eliminación de documentación pública y dado que, trabajamos todos los archivos universitarios andaluces de forma colaborativa, se mantiene inactiva por el momento.

Enlace al Calendario de conservación y eliminación de la documentación