La nueva Ley de Contratos del Sector Público y la obligación de los proveedores de presentación de factura electrónica a través de FACe, así como el SII -Suministro Inmediato de Información a la AEAT-, restringe bastante la aplicación de este procedimiento, por lo que su tramitación estará sujeta a circunstancias muy excepcionales que deberán ser motivadas.

Por ello, se cumplimentará y tramitará, junto a la factura original emitida a nombre de la Universidad de Jaén, el formulario de reintegro de factura (M.G.G.) y el informe de necesidad e idoneidad del contrato menor:

• En circunstancias muy excepcionales que deberán ser motivadas.
• Cuando el personal de la UJA o autorizado por ésta haya realizado directamente un pago para la adquisición de un bien o servicio y éste no haya podido gestionarse por el sistema ordinario.
• Para su tramitación será necesario el visto bueno del responsable del centro de gasto.
• No podrá utilizarse para el suministro de material inventariable.
• Se enviará al Área Económica con los requisitos establecidos en la normativa interna.
• Al respecto de las facturas pagadas a países de la Unión Europea y puesto que, según la normativa vigente, el impuesto ha de abonarse normalmente a la AEAT española; el reintegro se realizará sin IVA. Para evitar la doble imposición, se deberá informar de ello al proveedor, indicándole el número completo VAT de la Universidad de Jaén (ESQ7350006H).
• En caso de duda, consultar con los Servicios de Asuntos Económicos o Control Interno.

De no tenerse en cuenta las normas aquí recogidas, podría no recuperarse el importe pagado.

No se tendrán en cuenta como excepcional, la adquisición de material susceptible de ser suministrado por los proveedores habituales de la Universidad, estos deberán ser tramitados a través del sistema ordinario (Pedido-factura electrónica), salvo que la necesidad de adquirir el bien se produzca cuando el interesado esté en Comisión de Servicios.

En aquellos casos donde la adquisición de bien requiera efectuar el pago por internet, el interesado deberá contactar con el Servicio de Asuntos Económicos, que le indicará el procedimiento a seguir.

No obstante, en el caso de que proceda su tramitación, no será necesario registrar los Reintegros de Factura en el Registro Administrativo de la Universidad de Jaén.