Es un mecanismo de descentralización de la tesorería, por el que se colocan fondos en ciertas cuentas restringidas, de las que pueden disponer otros órganos de la Universidad distintos del Rector (que es el “ordenador general de pagos”).

El objetivo de esta figura es agilizar los pagos derivados de determinados gastos presupuestarios que se producen de forma repetitiva. Esto requiere la creación de centros gestores de gasto, cajas pagadoras o habilitadas, que actúan de forma paralela a la Tesorería de la Universidad.

Son características básicas de los anticipos de caja fija:

1. Hay una provisión inicial de fondos a favor de una cuenta restringida por el importe total del anticipo.
2. Con posterioridad se efectúan pagos con cargo a dicha cuenta que, salvo excepciones previamente autorizadas, no superan los 3.000 euros.
3. La reposición de los fondos se efectúa a medida que se van justificando los pagos.
4. El importe de los pagos realizados pendientes de justificar, sumado al saldo de la cuenta corriente, debe coincidir con el importe del anticipo.

Actualmente existe un solo Anticipo de Caja Fija en la Universidad de Jaén que es gestionado por la unidad administrativa de Caja del Servicio de Asuntos Económicos. La cual, también es la encargada de realizar y controlar los Adelantos de Cajero concedidos con cargo a su Anticipo de Caja Fija, así como, los anticipos a cuenta para viajes concedidos a los/as comisionados/as.

Será competencia del Jefe Servicio de Asuntos Económicos la autorización de pagos a justificar, mediante ACF y excepcionalmente aquellos que superen los 3.000 euros, que requerirán autorización previa y siempre que dicha autorización no suponga un cambio sustancial en los procedimientos de habituales de gestión del gasto y pago.

La nueva Ley de Contratos del Sector Público y la obligación de los proveedores de presentación de factura electrónica a través de FACe, así como el SII -Suministro Inmediato de Información a la AEAT-, restringe la aplicación de este procedimiento por lo que la utilización del sistema de pago por ACF, requerirá que el servicio/suministro lo preste un proveedor no habitual de la Universidad, previa justificación por parte del interesado, donde se motive la necesidad de realizar el pago por ACF y no por el sistema ordinario, así como, se deberá aportar el informe de necesidad e idoneidad del contrato menor del servicio/suministro.

De acuerdo con el artículo 118 de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, que establece: “En los contratos menores la tramitación del expediente exigirá el informe del órgano de contratación motivando la necesidad del contrato.

Asimismo, se requerirá la aprobación del gasto y la incorporación al mismo de la factura correspondiente, que deberá reunir los requisitos que las normas de desarrollo de esta Ley establezcan”.

Por lo que el órgano de contratación deberá indicar expresamente qué necesidades se pretenden cubrir con el gasto inherente al contrato menor realizado que, en todo caso, debemos considerarlo como un “procedimiento excepcional”. Por consiguiente, los informes de necesidad e idoneidad que se deben acompañar a las facturas de los pedidos (contratos menores), deben justificar adecuadamente para qué se ha realizado el gasto, es decir, qué necesidad cubrimos con el gasto público que estamos ejecutando.