La utilización del sistema de pago a través de ACF, requerirá previamente la justificación por parte del interesado, donde se motive la necesidad de realizar el pago por ACF y no por el sistema ordinario, así como se deberá aportar el informe de necesidad e idoneidad del contrato menor del servicio/suministro.

En el caso de que proceda y el proveedor exija el pago antes de la entrega del material, se realizará la reserva de crédito generando un expediente por Pago “Anticipos de Caja Fija” en programa Universitas XXI-Económico, a través del formulario “Solicitud de Transferencia”, que junto con la factura PRO-FORMA/presupuesto u oferta se remitirá a la Unidad Administrativa de Caja Negociado de Caja para efectuar el pago de la misma, una vez recibido el material, el proveedor presentará por FACe la factura, es muy importante que en el expediente de retención de crédito del suministro/servicio aparezca la forma de pago por ACF.

Una vez comprobado que la factura electrónica se ajusta a la normativa, la Unidad Administrativa de Compras le dará la conformidad al justificante de gasto e inmediatamente se comunicará el número del justificante a la Unidad Administrativa de Caja, evitándose así posibles duplicidades del pago y además se anexará aquellos documentos necesarios para su pago (fichas de inventario, informe de necesidad e idoneidad, etc.). (ver preguntas 13.- Facturas electrónicas).

Si el suministro adquirido es susceptible de inventariar y la Unidad de Gasto no tiene crédito disponible en el capítulo 6, previamente se deberá solicitar un expediente de modificación de crédito al Servicio de Contabilidad y Presupuestos.