Google Workspace: Condiciones de uso

Aprobado en sesión de Consejo de Gobierno, de 21 de diciembre de 2021

1. Objeto y ámbito de aplicación

El objetivo de estas Condiciones es la regulación del uso del servicio Google Workspace (en adelante “Servicio”) de acuerdo a los fines de la Universidad Jaén (en adelante “UJA”) y al convenio UJA-Google.

El usuario, al utilizar el Servicio, acepta estas condiciones.

La UJA podrá modificar estas condiciones para reflejar cambios en el Servicio, informando a todos los usuarios del mismo.

2. Google Workspace.

Google Workspace es un conjunto de herramientas de comunicación y colaboración de Google, enfocado en centros educativos y personalizado para la Universidad de Jaén.

Las aplicaciones que forman parte del acuerdo Google-UJA son: Calendar, Drive y Documentos, GMail, Google Chat, Google Meet, Grupos para empresas, Jamboard, Keep, Sincronización de Chrome y Tasks. Estas aplicaciones se denominan principales y tienen soporte técnico.

El espacio de almacenamiento para estas herramientas está limitado por cuota y se comparte entre todas ellas.

Fuera del acuerdo, Google también proporciona acceso a un segundo conjunto de aplicaciones adicionales. Se ofrecen sin soporte ni garantía de continuidad.

2.1. Servicio de correo electrónico GMail.

La UJA proporciona direcciones de correo sólo a través de la infraestructura Google Workspace.

El servicio cuenta con filtros contra spam y virus, límites de destinatarios y en el tamaño de mensajes.

Solamente las estafetas de correo mantenidas por el Servicio de Informática podrán enviar/recibir correo electrónico desde/hacia Internet.

Los dominios de correo se asignarán atendiendo al tipo de usuario:

cuentaTIC [arroba] ujaen [punto] es: PAS y PDI
cuentaTIC [arroba] red [punto] ujaen [punto] es: Estudiantes y Alumni
cuentaTIC [arroba] ies [punto] ujaen [punto] es: Centros I.E.S y profesores/as I.E.S.
cuentaTIC [arroba] ext [punto] ujaen [punto] es: Usuarios externos

Para el dominio @ujaen.es se ofertan direcciones profesionales e institucionales.

Dirección profesional (nominativa): Identifica a una persona. Se asignará un buzón de correo por usuario con el formato cuentaTIC@dominio. Los usuarios del dominio @ujaen.es también tendrán a su disposición un alias nominativo con el formato nombre [punto] apellidos [arroba] ujaen [punto] es.
Dirección institucional: Identifica una unidad organizativa o una actividad de la UJA. Se asignará un buzón. No se crearán alias de correo institucionales.

2.2. Comunicaciones institucionales.

La UJA creará canales de comunicación institucionales (como listas de correo) con las direcciones de correo de los usuarios. A través de estos canales se trasladará información oficial a la comunidad universitaria o avisos informativos del Servicio.

El uso de las direcciones con dominio de correo de la universidad conlleva la suscripción obligatoria a estos canales institucionales.

2.3. Google Meet.

Google Meet es un servicio de videollamadas. El servicio se ofrece con funcionalidades básicas y avanzadas.

Todas las cuentas Google Workspace podrán crear reuniones online con las funcionalidades básicas. El Vicerrectorado competente u Órganos de Dirección, atendiendo al tipo de usuario, establecerá los criterios para asignar las funcionalidades avanzadas.

2.4. Espacio de almacenamiento limitado por cuota.

El espacio de almacenamiento del Servicio es limitado y debe repartirse de forma óptima entre todos los usuarios de la UJA.

Cada cuenta Google Workspace tendrá un espacio de almacenamiento limitado por cuota. El usuario podrá almacenar información profesional y académica, relacionada con la actividad que realiza en su vinculación con la UJA. El usuario evitará almacenar archivos privados o de ámbito personal.

A efectos de espacio ocupado, el espacio de almacenamiento es compartido por todas las herramientas de Google: Gmail, Drive, Fotos, etc.

El Servicio perderá funcionalidades cuando se supere la cuota. Las cuentas que no liberen espacio se quedarán sin acceso al servicio: no podrán enviar ni recibir mensajes de correo electrónico, tampoco podrán modificar ficheros existentes o subir ficheros nuevos.

Se asignarán las siguientes cuotas de almacenamiento atendiendo al tipo de usuario y su vinculación con la UJA:

Cuotas por tipo de cuenta
Cuentas	Cuota
Cuentas @ujaen.es de PDI en activo y PDI emérito	200 GB
Cuentas @ujaen.es de PAS en activo	100 GB
Cuentas @ujaen.es de PDI/PAS jubilado y cuentas institucionales	15 GB
Cuentas @red.ujaen.es de estudiantes matriculados	15 GB
Cuentas @red.ujaen.es de Alumni	15 GB
Cuentas @ies.ujaen.es	1 GB
Cuentas @ext.ujaen.es (profesores visitantes, profesores másteres no oficiales, etc.)	1 GB

2.5. Protección de seguridad para la cuenta con verificación en dos pasos.

La verificación en dos pasos es una capa extra de seguridad que protege el inicio de sesión de la cuenta utilizando:

Algo que sabes, como tu contraseña.
Algo que tienes, como tu teléfono.

Los usuarios tendrán disponibles los ajustes para activar la verificación en dos pasos en la cuenta Google.

3. Usuarios

Podrán utilizar este Servicio los miembros de la comunidad universitaria y aquellas personas que justifiquen su vinculación con la UJA. El Servicio de Informática publicará en su Catálogo de Servicios los modos de acceso.

La prestación del Servicio requiere que la UJA facilite a Google el nombre y apellidos del usuario. Con estos datos se crearán cuentas y direcciones de correo con acceso a las herramientas colaborativas y de comunicación.

El identificador de usuario coincidirá con el que la universidad genera para la cuenta TIC (identificador para acceder a servicios de Tecnologías de la Información y la Comunicación de la UJA). Un proceso automático generará el identificador de cuenta TIC a partir del nombre y apellidos del usuario, según un formato preestablecido. El identificador no podrá modificarse. Sólo se contemplan cambios cuando el proceso automático genere palabras inapropiadas.

El usuario (titular) es el responsable de todas las operaciones realizadas con la dirección de correo, cuenta TIC y contraseña.

4. Soporte

El Servicio de Informática ofrecerá un soporte “de mejor esfuerzo” al catálogo de aplicaciones principales Google Workspace, escalando a Google aquellas incidencias que no pueda resolver. Para cualquier cuestión relacionada con el uso de las aplicaciones, el usuario deberá dirigirse a la página de soporte de Google.

GMail Web, cliente de correo nativo de Google, es el cliente soportado.

Quedan fuera de soporte:

Clientes de correo de escritorio como Ms. Outlook.
Las aplicaciones adicionales de Google.

5. Cancelación

El Servicio se mantendrá mientras continúe la vinculación del usuario con la UJA.

5.1. Cancelación temporal.

Las cuentas que se encuentren en este estado no podrán iniciar sesión en los servicios de Google. Además, dejarán de recibir mensajes nuevos en GMail, estos mensajes no se podrán recuperar. Para reactivar la cuenta será necesario contactar con el Servicio de Informática.

Se cancelarán temporalmente las cuentas que:

Incumplan las condiciones del Servicio.
Tengan una actividad sospechosa o anomalía que afecte al buen funcionamiento de los sistemas.
El titular deje de estar vinculado a la UJA por un periodo superior a seis meses, excepto PDI/PAS jubilado y Alumni.
Están asignadas a PDI/PAS jubilado o Alumni que no hayan accedido en los últimos dos años.

La UJA enviará varios avisos al usuario por correo electrónico al menos con un mes de antelación previa a la aplicación de la cancelación temporal excepto en el caso de actividad sospechosa o incumplimiento de las condiciones de servicio.

5.2. Cancelación definitiva.

La cancelación definitiva supone borrar la cuenta y todo su contenido (correos electrónicos Gmail, archivos Drive, fotos, etc).

Se ejecutará para las siguientes cuentas:

Al año de que el titular deje de estar vinculado a la UJA, excepto PDI/PAS jubilado y Alumni.
Del PDI/PAS jubilado y Alumni que no hayan accedido en los últimos tres años.

6. Condiciones generales.

El uso del Servicio está sujeto a la aceptación y cumplimiento de las condiciones de uso que establece Google para cada uno de sus servicios y aplicaciones.

Google puede modificar estas condiciones de uso en virtud del convenio firmado con la Universidad de Jaén, añadiendo, cambiando o interrumpiendo el acceso a servicios o aplicaciones.
El periodo de vigencia del convenio entre Google y la Universidad de Jaén por el que se ofertan estos servicios a la comunidad Universitaria es de 12 meses con renovación automática, salvo en el caso de que alguna de las partes no desee renovar el Contrato al término del citado periodo.
El usuario, al usar este Servicio, asume que sus datos estarán almacenados en servidores de Google que no administra la Universidad de Jaén. En algunos casos, estos servidores pueden estar en otros países. No obstante, tal y como se determina en la certificación de garantía de seguridad (Privacy Shield) de Google, la empresa cumple con el acuerdo de marco de garantía de seguridad Privacy Shield entre EE.UU. y la Unión Europea.
El usuario debe utilizar el Servicio de acuerdo con las funciones establecidas para la Universidad de Jaén en sus Estatutos (servicio público de educación mediante docencia, investigación y estudio) y con la actividad específica que el usuario realiza en su vinculación con la UJA.
Se considera incumplimiento de la condiciones del Servicio, los supuestos siguientes:
- Difusión de contenidos de carácter racista, xenófobo, pornográfico, sexista, de apología del terrorismo o atentar contra los derechos humanos, o actuar en perjuicio de los derechos a la intimidad, al honor, a la propia imagen o contra la dignidad de las personas.
- Difusión de mensajes comerciales, publicitarios o similares, sin autorización expresa.
- Actuaciones que supongan un abuso de los servicios ofrecidos.
- Incumplimiento jurídico-normativo, especialmente en relación con las previsiones legislativas relativas a la protección de datos personales, tratamiento y transferencia a terceros que supongan intercambio o publicación de contenidos con derecho de autor o propiedad intelectual, sin la autorización expresa de su titular.
- Incumplimiento de la legislación sobre protección de datos personales, tratamiento y transferencia a terceros que supongan intercambio o publicación de contenidos con derecho de autor o propiedad intelectual, sin la autorización expresa de su titular.
- Acciones que comprometan la reputación de la UJA.
- Cesión de la cuenta TIC a terceros.
- Consumir más espacio de almacenamiento del disponible y no responder a los avisos de la Universidad para liberarlo.
El usuario deberá avisar sobre cualquier incidencia que pueda surgir y que estimen que puede afectar al normal comportamiento del Servicio, a través de los medios de contacto que le facilita el Servicio de Informática.
El incumplimiento de estas condiciones de uso se pondrá en conocimiento de los Órganos de Dirección para que tomen las medidas sancionadoras oportunas.
La Política de Seguridad de la Información, aprobada por el Consejo de Gobierno el 26/03/2015, ofrece detalles adicionales en relación a este Servicio.

7. Descarga de responsabilidad.

Garantía de entrega: No se garantiza la entrega de todos los mensajes. Numerosas circunstancias pueden impedir la recepción de un mensaje (caída en líneas de comunicaciones, caída de servicio, filtro de correo, etc…).
Privacidad: No se garantiza la privacidad de los datos en la utilización de este Servicio. El usuario deberá incorporar métodos de encriptación para asegurar la confidencialidad, así como asignar los permisos adecuados para controlar el acceso a los datos alojados en las herramientas de comunicación y colaboración
disponibles.
Copias de seguridad de datos: Es responsabilidad del usuario realizar copias de seguridad de sus datos (mensajes, contactos, documentos, etc…). La UJA no se responsabiliza de la pérdida de información profesional.
Interrupciones técnicas: Las interrupciones de funcionamiento serán anunciadas, siempre que sea materialmente posible.
La UJA queda eximida de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios que pudieran derivarse del acceso y eventual manipulación de los mensajes electrónicos gestionados mediante este Servicio.