Escuchar1.- Objeto y ámbito de aplicación
La nueva política de almacenamiento de Google limita el espacio de almacenamiento en Google Workspace. La Universidad de Jaén (UJA) reparte el espacio disponible de la forma más óptima entre todos sus usuarios.
Este anexo describe los planes de almacenamiento para la plataforma Google Workspace (en adelante “Servicio”). Estos planes están sujetos a las “Condiciones de uso generales” que regulan el Servicio.
1.1.-Definiciones
- Cuenta Google Workspace: Es una cuenta de usuario que permite acceder a las herramientas de comunicación y colaboración de Google (Calendar, Drive y Documentos, GMail, Google Chat, Google Meet, Grupos para empresas, Jamboard, Keep, Sincronización de Chrome y Tasks).
- Unidad compartida Drive: Es una carpeta especial que permite a un equipo de personas almacenar archivos en un espacio compartido. Al contrario que las cuentas Google, los archivos en unidades compartidas pertenecen al equipo y no a un usuario concreto. Cuando una persona deja el equipo, abandona la organización o el administrador borra su cuenta, los archivos siguen disponibles en la unidad compartida. Las unidades compartidas Drive están destinadas a unidades organizativas de la universidad (centros, departamentos, institutos universitarios, grupos de investigación, órganos de gobierno, órganos de representación, servicios administrativos) y proyectos de investigación. Se crearán, previa solicitud, con un máximo de una unidad compartida Drive por unidad organizativa.
2.- Planes de almacenamiento gratuitos.
Las cuentas Google Workspace y las unidades compartidas tienen un espacio limitado por cuota para almacenar información profesional y académica. Las cuotas (o planes gratuitos), se asignan atendiendo al tipo de usuario y se describen en el apartado “2.4 Espacio de almacenamiento limitado por cuota” de las “Condiciones de uso generales”.
Los usuarios que necesiten más espacio podrán contratar almacenamiento extra.
Nota: Las unidades compartidas tendrán una cuota gratuita similar a la establecida para las cuentas institucionales.
3.- Planes de almacenamiento extra en modalidad pago por uso.
La UJA gestionará con Google la contratación de espacio extra en modalidad pago por uso. El Servicio de Informática (SINF) financiará gran parte del coste y el resto se cargará al centro de gastos del solicitante.
Los planes de almacenamiento extra están destinados a cuentas profesionales de PAS/PDI en activo (@ujaen.es),a cuentas institucionales (@ujaen.es) y unidades compartidas Drive.
Se ofertan planes de 100 GB, 200 GB, 300 GB, 400 GB, 500 GB, 1 TB, 2 TB, 3 TB y 4 TB, con las siguientes condiciones de contratación:
- Precio mensual de 0,006 euros/GB (copago del SINF e IVA incluidos).
- El periodo mínimo de contratación comprenderá desde el mes que el usuario curse la petición hasta septiembre de 2025, por la provisión de licencias que hay que formalizar con Google. El centro de gastos del usuario realizará un pago único por el periodo completo de contratación, reservando crédito a través de un expediente complementario. La ampliación tomará efecto cuando se confirme la reserva de crédito.
- Se podrá cambiar varias veces a un plan superior, pero no a uno inferior.
- No se podrá acumular almacenamiento entre múltiples cuentas.
- La contratación de almacenamiento no añade funcionalidades adicionales a la cuenta TIC, como grabaciones Meet, salas de grupo Meet, etc. Estas se asignan por otros criterios.
El usuario solicitará los planes de almacenamiento, a través de una petición de servicio desde el Portal de Autoservicio TIC (Murphy).
4.- Suspensión de los planes de almacenamiento.
La UJA podrá suspender temporalmente la contratación de nuevos planes por motivos de disponibilidad o cuando el incremento de almacenamiento tenga un impacto que afecte al Servicio. Los planes se reanudarán cuando se disponga de almacenamiento suficiente.
5.- Renovación en años sucesivos.
Al finalizar el periodo de contratación, la UJA negociará nuevas condiciones con Google.
Los usuarios deberán enviar un Murphy manifestando explícitamente que quieren continuar con el plan de almacenamiento extra.
En el caso que el usuario no envíe el Murphy, se entenderá que no está interesado en almacenamiento extra y deberá liberar espacio, borrando los datos extra. El SINF restablecerá las cuotas originales (gratuitas) a los 6 meses de la cancelación.
Si tras varios avisos, el usuario no libera el espacio, la Universidad podría borrar la cuenta y todo su contenido (correos electrónicos Gmail, archivos Drive, fotos, etc.) para evitar que Google facture el coste adicional.
6.- Modificación de las condiciones.
El servicio Workspace y el almacenamiento se presta por Google. Google puede modificar estas condiciones de uso en virtud del convenio firmado con la Universidad de Jaén, añadiendo, cambiando o interrumpiendo el acceso a servicios o aplicaciones.
La UJA comunicará al usuario cualquier cambio en estas condiciones.